No sé delegar
No sé delegar. Repetidísimas palabras de todas, o casi todas, las personas que tenemos negocios o grupos de trabajo con otras personas. Y no sólo se da en el mundo empresarial. En nuestra vida privada es exactamente igual.
Nos repetimos tanto las palabras “no sé delegar” que terminamos creyéndolas, asumiendo el tema con un defecto con el que tenemos que convivir dentro de nuestro papel como “distribuidores de trabajo”.
¿Por qué tenemos que delegar?
Las horas son un parámetro finito perfectamente distribuido por igual para todas las personas. Nadie tiene más que nadie, ni menos. Si ya tenemos ocupadas todas nuestras horas, pero hay más trabajo que el que podemos gestionar en nuestro tiempo, entonces, sólo nos quedan dos opciones:
- Rechazar el trabajo nuevo o dejar la tarea sin hacer.
- Delegar el trabajo en otra persona.
Cuando la primera opción de eliminar el trabajo o tarea extra no es viable (imagina, por ejemplo, ir a buscar a nuestro hijo al colegio, o presentar los impuestos de la empresa), comienza el desequilibrio en nuestra vida.
El proceso del desastre.
Primero llega el ramalazo de la “super-persona”, y nos enfundamos la camiseta del “yo puedo”, forzando la máquina física y mental e intentando abarcarlo todo con nuestros superpoderes… inexistentes.
Cuando no podemos más, recordemos que las horas son las que son, nuestra eficacia y calidad empiezan a resentirse, por lo que comenzamos a robar tiempo de otras facetas de nuestra vida.
Normalmente lo primero que se ve afectado es el tiempo que nos dedicamos a nosotros mismos, a nuestro cuidado personal y mental, porque reconozcámoslo, “robarnos” a nosotros mismos es lo más fácil y lo que menos explicaciones y conflictos genera.
Cuando ya hemos desequilibrado la atención a nuestros “frentes” personales (familia, amigos, aficiones, nosotros mismos…), empezamos a resentirnos y resentir a las personas que conforman nuestro entorno.
Y ahí entramos en una especie de crisis, palpitaciones incluidas, porque no hemos sido capaces de manejar la situación y está claro que no somos super-personas, y ya sin tiempo y sobresaturados, aparecen las excusas.
Las excusas.
- Es que no tengo tiempo de buscar a nadie.
- Es que no tengo tiempo de formar a nadie.
- Es que nadie lo va a hacer más rápido que yo.
- Es que nadie lo va a hacer mejor que yo.
- Es que tardo más en enseñar que en hacerlo yo mismo.
- Es que, es que, es que…
Y ahí llega, envuelta en ego y en inconsciencia y regalada con un poco de vagancia, la “señora pescadilla que se muerde la cola”. ¡Booom!
La rendición.
Ahora sí que ya no podemos más de verdad, versión definitiva para estar lo suficientemente desesperados como para reconocernos a nosotros mismos que necesitamos ayuda.
Y comenzamos a revertir el proceso.
Hacemos cuentas de tiempo de tareas “versus” tiempo de buscar y/o enseñar a alguien. Parece que compensa. ¡Anda!
Si enseño a esta persona a coger el teléfono y cribarme las llamadas, estaré ganando tiempo y concentración.
Si enseño a mi hijo a hacer el desayuno, recuperaré mis 10 minutos de meditación “mañaneros”.
Si hablo con la vecina para que recoja a mi hija en el colegio, de paso que recoge a los suyos, estaré ganando 1 hora al día, y podré compensarla de alguna forma cuando esté menos saturado.
Si organizo la compra semanal, la hago por internet o por teléfono y me la traen a casa, ahorraré mucho tiempo.
Si reorganizo a los trabajadores de mi empresa para que optimicen su tiempo y absorban algunas de mis tareas, ganaré muchas horas para poder hacer crecer mi empresa y dar cabida a nuevos clientes.
Ya nos hemos rendido. Asumimos la necesidad de delegar parte de nuestras tareas en otras personas para poder recuperar nuestro equilibrio y calidad de ejecución. Nos ponemos manos a la obra, buscamos a las personas, hablamos con ellas y les explicamos la tarea en sí que deseamos delegarle.
El reparto de tareas.
Nos pasamos un par de días repartiendo los muertos de la agenda y las tareas más “delegables” a personas voluntariosas que están dispuestas a ayudar y a mejorar sus propios procesos para “hacernos hueco”.
“Vomitamos” sin pausa un montón de instrucciones, rápidamente y sin más apoyo que el saturado oído de nuestro pupilo, que, con suerte, se quedará con el 20% de la información que le estamos volcando.
Y terminado el reparto nos sentimos dichosos, felices y aliviados… hasta la primera tarea “rebotada” que vuelve a nosotros, porque la persona no ha hecho lo que le pedimos, como se lo pedimos.
Primera de varias. Sentimos una sensación rara subiendo por la espalda y cierto dolor de estómago, previos a la desesperación.
Y ahí empieza nuestra canción del “lo sabía”, “no sé delegar”, “tenía que haberlo hecho yo” y demás frasecitas tediosas que obnubilan todavía más nuestra ofuscada y saturada mente.
No sé delegar.
Pues efectivamente, no sabes delegar, es la única verdad entre todas las excusas. No es que tú lo hagas mejor y más rápido, que los demás no tengan capacidad o no estén lo suficientemente maduros, ni que seas LA ÚNICA PERSONA CAPAZ de todo el mundo mundial… simplemente no sabes delegar.
Después de pasar por el proceso agotador de la pre-rendición y el baño de humildad de la misma, descubrir que nada ha funcionado es altamente frustrante y desmotivador. Obvio. Pero no pasa nada.
Un método sencillo para aprender a delegar.
Seguro que es uno de entre muchos métodos para que puedas aprender a delegar, ¡pero este nos encanta! Es sencillo, está probado y es más que suficiente para que tú y la persona en la que delegas os sintáis cómodas y seguras. El método de los 4 pasos.
- Hazlo tú mientras explicas.
- Hazlo tú con la otra persona, mientras repites lo explicado.
- Lo hace la otra persona mientras tú miras y corriges.
- Lo hace la otra persona sin tu ayuda, pero contigo al lado.
En la explicación de la tarea proporciona todos los datos posibles, incluidos los más “etéreos” como qué esperas de ella y como te gusta que se haga o lo que te molesta. Acompaña la información por escrito de forma concisa y esquematizada.
No esperes que salga bien a la primera. A lo mejor no es la persona más adecuada y deberás buscar a otra persona pero, antes de dudar de su idoneidad, comprueba que no eres tú quien está fallando en la entrega de información.
Delegar no es un proceso inmediato. No te frustres.
En todo caso, el mejor consejo es hacerlo desde el principio, cuando no estás saturado y tienes el control de tu vida. Invertir tiempo en el correcto reparto de tareas es una de las claves del éxito personal y profesional.
Los grandes empresarios saben delegar, por eso pueden crecer y generar muchos más ingresos. No se toman nada como personal y se esfuerzan por hacer el trabajo de delegar desde el principio, antes del caos, y de forma pulcra, clara, con supervisión y por escrito.
Empieza ya el camino de la liberación y no olvides revisar periódicamente que todo se está haciendo como tú quieres, para que las tareas no vuelvan a ti peor de lo que estaban.